Der grafische, digitale Hotel-Belegungsplan – auch Zimmerplan oder Zimmerbelegungsplan genannt – ist das zentrale Element der igumbi Hotelsoftware (PMS, Property Management System). Der Zimmer-Belegungsplan zeigt Ihnen auf einen Blick, welche Zimmer, Appartements oder Ferienwohnungen aktuell belegt oder noch verfügbar sind. Mit einem modernen Hotel-Zimmerplan können Sie Ihre Belegsituation optimal überblicken und steuern. Neue Reservierungen tragen Sie direkt im Belegungsplan anlegen, verschieben oder verlängern – einfach per Drag & Drop aufziehen. Bestehende Buchungen lassen sich jederzeit komfortabel anpassen: Reservierungen im Zimmerplan verschieben, verlängern oder stornieren. Die Oberfläche orientiert sich am klassischen Zimmer-Reservierungsbuch – klar strukturiert, intuitiv bedienbar und sofort verständlich für Sie und Ihre Mitarbeiter.
Belegungsplan & Zimmerplan für Hotels, Pensionen und Ferienwohnungen
Das zentrale Element der igumbi Hotelsoftware ist der grafische, digitale Hotel-Belegungsplan – auch Zimmerplan genannt. Mit intuitivem Drag & Drop können Sie Reservierungen direkt am Plan anlegen, verschieben und verwalten. Hier erfahren Sie alle Features und wie Sie damit effizient arbeiten.
Der übersichtliche Zimmerplan & online Belegungsplan
Der Zimmer-Belegungsplan ist Ihr digitales Reservierungsbuch: Auf einer einzigen Ansicht sehen Sie alle Zimmer und deren Belegsituation für jeden Tag. Der Zimmerbelegungsplan zeigt intuitiv, welche Zimmer verfügbar sind, welche belegt sind und wann Gäste an- und abreisen.
Wenn eine Reservierung angelegt wird – ohne Selektion der verrechenbaren Leistung – dann ist sie erstmals nicht im Hotel Belegungsplan eingetragen. Das Zuteilen erfolgt über die Reservierung-Bearbeiten Maske. Es werden die noch freien und belegbaren Zimmer für jede Reservierung für den konkreten Zeitraum errechnet. Sie wählen einfach aus der Liste der verfügbaren Zimmer das passende Zimmer aus und tragen die Zimmernummer(n) in die Reservierung ein. Nach dem Speichern ist die Reservierung auf dem online Belegungsplan in der Zeile des Zimmers dargestellt.
Erst ab der Zimmerzuteilung gilt das Zimmer als verkauft und die verfügbaren Zimmer pro Zimmerkategorie werden neu berechnet. Diese errechnete Verfügbarkeit ist die Basis für die Auskunft im online Buchungstool und für die Verfügbarkeit, die via Channel-Manager-Anbindung an die Buchungsportale geschickt wird.
Wird jedoch bei der Anlage einer manuellen Reservierung eine Preisberechnung durchgeführt und Leistungen für ein oder mehr Zimmer gewählt, dann werden die Zimmer automatisch am Belegungsplan zugeteilt.
Reservierungen per Drag & Drop anlegen und verschieben
Der Komfort von igumbi zeigt sich besonders beim Arbeiten mit dem Belegungsplan: Sie können neue Reservierungen und Anfragen direkt am Plan per Drag & Drop aufziehen. Gehen Sie dafür zum Ankunftsdatum, ziehen Sie die blaue Reservierungsleiste von oben herunter zum gewünschten Zimmer, und verlängern Sie am Ende die Aufenthaltsdauer mit der Maus oder per Klick auf die Taganzahl.
Das An- und Abreisedatum sowie die Zimmerkategorie sind sofort vordefiniert. Wenn Sie auf den Link klicken, gelangen Sie direkt zum Erfassungsformular mit allen vorausgefüllten Daten. Wenn Sie auf Preisberechnung klicken, sehen Sie sofort die möglichen Preise – ohne das Zimmer zu fixieren. Das ist ideal für telefonische Preis- und Verfügbarkeitsanfragen.
Sie können auch bestehende Reservierungen am Belegungsplan verschieben oder sogar Zimmer zweier Reservierungen in einem Schritt tauschen – insbesondere bei ausgebuchten Terminen ein großer Vorteil. Alle Details zur Drag & Drop Funktion und zum Zimmertausch finden Sie im Support-Artikel.
Belegungsplan Software für effiziente Zimmer-Verwaltung
Die igumbi Belegungsplan Software vereinfacht die tägliche Zimmerplanung erheblich. Mit dem digitalen Zimmerbelegungsplan (online) haben Sie volle Kontrolle über Ihre Belegsituation – und das von überall: im Büro, am Smartphone oder Tablet.
Unsere Belegungsplan-Software funktioniert komplett im Browser – Sie brauchen nur eine Internetverbindung. Alle Daten sind zentral gespeichert und werden in Echtzeit aktualisiert, wenn neue Reservierungen hinzukommen oder Gäste einchecken.
Buchungsplan und Stornierungen – Zimmer schnell freigeben für den online Verkauf
Wenn eine Reservierung storniert wird, entfernen Sie die Zimmerzuteilung in der Reservierung. Am Belegungsplan steht die Reservierung dann unterhalb der Zimmer, und Sie können weiter Schritte wie eine Refundierung/ Stornorechnung durchführen. So wird die Verfügbarkeit der stornierten Zimmer wieder freigegeben und die Zimmer können wieder durch Onlinebuchungen (Portale über den Channel-Manager oder durch das Website Buchungstool) oder intern angelegte Buchungen belegt werden. Gäster können nun die freigemachten Zimmer reservieren.
Es kann sein, dass Sie die Daten der Reservierung und die Gastdaten noch brauchen:
- Falls Sie Stornogebühren verrechnen wollen.
- Falls Sie schon eine Rechnung ausgestellt haben und Sie nun eine Gutschrift/ Stornorechnung für den Gast ausstellen müssen.
Wesentlich ist: Durch das Austragen der Zimmerzuteilung wird die Verfügbarkeit wieder freigegeben und das Zimmer kann sofort wieder verkauft werden.
Der Reservierungsstatus im Zimmerplan
Der Status der Reservierung wird durch farblich kodierte Reservierungsbalken dargestellt. Damit haben Sie im Zimmerplaner stets den Überblick.
Die unterschiedlichen Statusfarben in den Reservierungen bedeuten:
- angefragt — Anfrage eingegangen, noch nicht bestätigt
- beantwortet — Angebot wurde abgegeben
- OBT — Gebucht über das Online Buchungstool Ihrer Website
- Kreditkarte — Reservierung mit Kreditkarte besichert
- angezahlt — Anzahlung ist eingegangen
- eingecheckt — Gast ist eingecheckt
- bezahlt — Gesamtzahlung erhalten
- ausgecheckt — Gast ist ausgecheckt
- noshow — Gast ist nicht erschienen
- channel — aus einem Buchungsportal importiert (z.B. Booking.com)
- cancelled — Reservierung storniert
Einige der Status-Farben können Sie umdefinieren und überschreiben.
Heute-Balken
Damit Sie schnell am Zimmer-Belegungsplan den heutigen Tag finden, ist dieser mit einem grünen Streifen hinterlegt. Das hilft bei der raschen Orientierung: Sie rufen den Belegungsplan auf und wollen schnell wissen, wie die Belegsituation aussieht: Sind Zimmer 17 und 23 von morgen bis Montag am Zimmerplaner verfügbar?
Die Warteliste im Hotel Belegungsplan
Anders als Reservierungen aus dem Online Buchungstool (IBE), von Portalen oder intern angelegte bepreiste Reservierungen werden Anfragen über das Anfrageformular nicht automatisch zugeteilt. Stattdessen landen sie in der Warteliste unterhalb des Belegungsplans.
Das ist beabsichtigt: Anfragen erfordern noch Preisabstimmung und Zimmerauswahl. In der Warteliste sehen Sie auf einen Blick alle unzugeteilten Anfragen – sortiert nach Eingangszeit. Mit einem Klick öffnen Sie die Anfrage und weisen ein Zimmer zu. So arbeiten Sie alle ausstehenden Anfragen systematisch ab.
Auch Stornierungen aus den Portalen werden unterhalb der Zimmernummern angezeigt, so finden Sie die Reservierungen, für die Sie eine Stornogebühr verrechnen können.
Details schnell im Überblick mit dem Infofenster
Wenn Sie mit der Maus über die Reservierung fahren, bekommen Sie weitere relevante Informationen über die Buchung eingeblendet: der Preis, der Einzelpreis pro Zimmer und Nacht, das Datum der Buchung und die Adresse und Telefonnummer des Gastes.
Die Schnellübersicht am Zimmerplaner ist sehr hilfreich, wenn Sie belegte Zimmer und Appartements umschichten müssen, und Sie auf der Suche nach dem passenden Gast sind.
Reservierungen mit mehreren Zimmern
Wenn Sie eine Reservierung mit mehr als einem Zimmer haben, dann bleiben die Balken am Zimmerplaner so lange im Wartelistenbereich des Belegungsplans, bis die Anzahl der zugeteilten Zimmer mit der Anzahl der Zimmer in der Reservierung übereinstimmt. Derartige Reservierungen haben auch eine Zahl vor dem Namen. Damit haben Sie eine gute visuelle Kontrolle, ob alle angefragten Zimmer in der Reservierung auch zugeteilt wurden.
Zugriff auf die Steuerung
Die einzelnen Tage im Monat in der Datumsleiste sind mit der Level Steuerung der Ankunftstage verknüpft. So können Sie schnell auf die Prognosen zugreifen oder die Steuerungsparameter & Kontingente für einen Ankunftstag anpassen.
Sie werden Ihr altes Reservierungsbuch schnell vergessen haben und die hübsche & praktische Ansicht des online Belegungsplans nicht mehr vermissen wollen.
Der Belegungsplan online – Ihre zentrale Verwaltungsplattform
Der Belegungsplan online ist die Basis für eine moderne Hotelverwaltung. Im Gegensatz zu klassischen Systemen oder Excel-Lösungen bietet Ihnen ein webbasierter Belegungsplan folgende Vorteile:
- Echtzeit-Updates: Alle Änderungen sind sofort für Ihr ganzes Team sichtbar
- Überall zugänglich: Von jedem Computer oder Smartphone aus
- Automatische Verfügbarkeitsberechnung: Der Zimmerplan aktualisiert die verfügbaren Zimmer automatisch
- Sichere Datenspeicherung: Ihre Reservierungsdaten sind geschützt und gesichert
- Integration mit Buchungskanälen: Reservierungen aus OTAs und Ihrer Website landen automatisch im Belegungsplan online
Gibt es den Belegungsplan auch als iPhone oder Android App?
In der iOS/ Android App fürs iPhone, Android Smartphones, iPad oder Tablet ist der Belegungsplan auch die zentrale Ansicht. Dort können Sie auch die Details der Reservierungen aufrufen. So haben Sie Ihren Zimmerplan und die Belegsituation immer in der Hosentasche.
Zimmerbelegungsplan online – Grafisch & Intuitiv
Der Zimmerbelegungsplan online ist eine grafische Darstellung aller Zimmer und deren Belegsituation. Jedes Zimmer wird als Zeile dargestellt, die Tage als Spalten. So erkennen Sie auf einen Blick:
- Welche Zimmer belegt sind
- Welche Zimmer frei sind
- Wann Gäste an- und abreisen
- Welche Reservierungen bereits bestätigt, bezahlt oder noch ausstehend sind
Der Zimmerbelegungsplan online zeigt auch Farben für verschiedene Reservierungsstatus – so haben Sie Ihre Belegsituation immer im Überblick.
Der Buchungskalender für Ihre Website
Zeigen Sie die Verfügbarkeit einzelner Ferienwohnungen/Appartements oder Ferienwohnungen gruppiert nach Kategorien auf Ihrer Homepage mit einem leicht verständlichen HTML-Buchungskalender / Belegungskalender an. Dieser Kalender ist für die Verwendung auf einer Webseite optimiert und kann mit wenigen Klicks in Ihre Webseite eingebunden werden. Gehen Sie im Linken Menü zu Buchungskalender und wählen Sie die gewünschte Kategorie aus.
Der Kalender ist responsiv und passt sich an die Größe des Browserfensters am jeweiligen Endgerät an. Sie können den Kalender auch in Ihre Webseite einbinden, auch wenn diese nicht auf unserem Server gehostet wird. Dazu müssen Sie den HTML-Code kopieren und in Ihre Webseite einfügen. Das ist typisch für eine Unterseite, in der die Zimmerkategorie oder ein einzelnes Apartment oder eine Ferienwohnung beschrieben wird.
Belegungsplan vs Excel: Software statt Tabelle
Viele Hotels arbeiten anfangs mit Excel-Vorlagen. Das hat Grenzen: Manuelle Updates, Doppelbuchungen bei mehreren Portalen, veraltete Daten. Ein cloudbasierter Belegungsplan synchronisiert alles in Echtzeit.
Warum Excel nicht ausreicht und welche Software-Lösung wirklich hilft – siehe detaillierter Vergleich: Belegungsplan in Excel erstellen.
Der iCal Belegungskalender zum Einbinden in eine Kalendarsoftware (z.B. Google Calendar, Outlook, iPhone, Android)
Sie können sich die Übersicht der Buchungen auch in Form eines iCal Feeds (online Kalender wie z.B. von Google Calendar, im Format eine .ics-Datei) in Ihre Kalender-Software importieren. Somit können Sie Ihre Buchungen in einem "Read-only"-Buchungskalender in Ihrem iPhone oder Smartphone oder auch in Google Calendar einbinden. Die wesentlichen Reservierungsdaten haben Sie damit immer im Zugriff, mit einem Link auf die Buchung zur Bearbeitung in der igumbi online Hotelsoftware.
Wenn Sie externe Housekeeping Nutzer haben, dann ist die Dateneinsicht auf diesem Kalender eingeschränkt. Die Namen sind nicht sichtbar, nur die Zimmer und die Buchungsnummer. Die gesamten Daten sind nur für Sie als Hotelier sichtbar.
Die Hotelsoftware und das Buchungstool (IBE)
Hier geht es weiter zu den nützlichen Funktionen der Hotelsoftware oder sehen Sie wie einfach Sie mit dem integrierten Online Buchungstool provisionsfreie Direktbuchungen über Ihre eigene Website generieren können.
Problemlos: ganz ohne extra Schnittstellen und Kontingentwartung.
