Da nun die Art und Weise wie man Excel Dateien aus der App erzeugt, abseits vom recht unschönen CSV Format, geknackt ist, mache ich mich daran einen Prototyp für einen Excel Hotel Belegungsplan/ Zimmerbelegungsplan, den man aus der Hotelsoftware zum Download abrufen kann, zu bauen.
Das Ganze ist „Work-in-Progress“ und wird sicher noch einige Verbesserungen erfahren. Hier einmal eine Vorschau:
Belegungsplan Excel: XLS Datei Download
- Die Reservierungen in der Excel-Belegungsplan-Tabelle sind verlinkt mit dem Bearbeitungsmodus in der webbasierten igumbi Hotelsoftware
- Es gibt einen Tooltip in den Excel Formeln der Buchungen im Zimmerbelegungsplan: Wenn man mit der Maus über die Reservierung fährt. Man sieht den Namen, An- und Abreisedatum, Gesamtsumme der Buchung und die Buchungsquelle.
Für Hotels, Pensionen, Ferienwohnungen und Apartments
Im Grunde ist der Excel Hotel Zimmerbelegungsplan bis zum Eintragen oder dem Storno der nächsten Buchung aber schon wieder obsolet. Für kleine Betriebe mit geringem Buchungsaufkommen kann jedoch diese Darstellung der Zimmerbelegung in einer Excel Datei eine brauchbare offline Variante des Hotel-Belegungsplans sein.
Oder der Plan in Excel Form dient als Liste für die Mitarbeiter vor Ort für den groben Überblick über die geplante Belegung der Zimmer. Das kann besonders für das Verwalten der Ferienhäuser oder Ferienwohnungen nützlich sein. Dort sind die Aufenthalte meistens länger als ein bis zwei Tage und die Anzahl der Wechsel pro Tag geringer. Daher sind die möglichen kurzfristigen Änderungen geringer.
Zugriff für Mitarbeiter vor Ort
Wenn der offline Excel Belegungsplan in einen Dropbox Folder gelegt wird, hat man eine portable Lösung, die man auf unterschiedlichen mobilen Geräten (iPad, iPhone, Tablets, Laptops) abrufen kann.
Man kann den Plan damit auch an andere Mitarbeiter verteilen, die nicht unbedingt den Vollzugriff auf die Hotelsoftware haben sollten (Partnerfirmen wie Reinigungsdienste oder Mitarbeiter vor Ort).
Es fehlt jedoch ein Eingabe-Screen, um schnell von unterwegs eine Buchung anzulegen.
UPDATE: iPhone und iPad Hotelsoftware App
Seit Sommer 2014 gibt es die iPhone igumbi Hotelsoftware App im Apple App Store.
Die macht eigentlich mehr oder weniger den Bedarf nach einem Excel Belegungsplan obsolet. Zumindest für den Bedarf nach einer offline Übersicht auf den Excel Belegungskalender.
Unterwegs Hotel / Ferienwohnungen verwalten
Die Hotelsoftware App verfügt über eine Belegungsplan-Ansicht, in der man sehr praktisch durch alle Wochen des nächsten Jahres swipen kann. Das Ganze hat gegenüber eines statischen Excel-Exports des Belegungsplans drei Vorteile:
- Die Reservierungsdaten werden stets aktuell vom Server geholt. Somit wird der Belegungsplan online verwaltet.
- Der Belegungsplan ist höllisch schnell und man kommt schnell zur benötigten Woche, um die Buchungen einzusehen.
- Neue Buchungen können angelegt werden oder bestehende Buchungen können bearbeitet werden. Perfekt für die Verwaltung unterwegs.
- Die Buchungen können bepreist werden mit denselben Preisen die aktuell am Website Buchungstool und in den Buchungsportalen, die über einen Channel Manager verbunden sind, angeboten werden.
Das Anlegen einer Buchung, wie auch der Versand eines Angebots oder einer Reservierungsbestätigung von unterwegs funktioniert auch mit der iPhone Hotelsoftware App.
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Probieren Sie die iPhone Hotelsoftware App - vielleicht ist sie eine clevere Lösung für die Verwaltung der Zimmer Ihres Hotels oder Pension, Ihrer Apartments oder Ferienwohnungen. Der Ansatz mit den dynamischen Levelpreisen hilft Ihnen systematisch Ihren Umsatz und Gewinn zu steigern.
Viele Abläufe rund um die Verwaltung der Reservierungen, wie Anzahlungen & Zahlungen eintragen, E-Mails mit Zugangscodes verschicken, und Bewertungsaufrufe nach der Abreise können damit automatisiert werden.
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