E-Rechnung für Hotels in Deutschland: ZUGFeRD Format

Für wen: Betriebe in Deutschland (also auch Hotel, Apartments und andere Arten von Beherbergungsbetrieben), die Rechnungen für B2B Kunden ausstellen ist der Versand der E-Rechnung ab dem 1.1.2025 verpflichtend. Das betrifft auch die Hotelrechnungen von Hotels oder Apartments, so sie mit Firmenkunden/ Geschäftskunden abrechnen.

Was wird in der igumbi Hotelsoftware angepasst:

Obwohl es Varianten gibt die Rechnungen via EDI (Elektronischer Datenaustausch) zu versenden oder PEPPOL Netzwerk (eher für die öffentliche Verwaltung) zu nutzen, wird die E-Rechnung in der igumbi Hotelsoftware als PDF mit eingebettetem XML per E-Mail versendet. Das ist ein pragmaticher Ansatz, da derzeit auch die Rechnungszustellung per E-Mail erfolgt und die E-Mail Adressen der Firmenkunden (Geschäftskunden) in der Hotelsoftware hinterlegt sind.

Das XML im ZUGFeRD-Format wird in die PDF Datei der Rechnung eingebettet. Die Zustellung der Rechnung erfolgt per E-Mail.

Das PDF muss dem PDF/A-3 Profil entsprechen - dieses regelt wie technisch die XML Datei ans PDF angehängt wird damit man diese im Attachment Viewer des PDF Readers findet, und damit andere Programme (Buchhaltungsprogramme) das XML extrahieren können. Die E-Rechnungen werden Sie mit den igumbi E-Mail Vorlagen versenden können - ein derzeit oft genutzter Weg um Rechnungen zu versenden.

Hintergrund: Umsetzung EUR Richtlinie EN16931:2017 und ViDA (VAT in the digital Age)

Das ZUGFeRD Format: Hier wird auch ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X genannt.

Das ZUGFerd Format ist die Umsetzung der EN16931:2017 Richtlinie. Diese regelt wie E-Rechnungen Europwaite auszusehen haben. Es ist eine XML Struktur die im Rahmen der ViDA (VAT in the digital Age) Initiative entwickelt wurde.

Benefit: Automatische Verarbeitung von Lieferantenrechnungen

Durch einen definierten XML Standard können eingehende Rechnungen von Buchhaltungsprogrammen (Datev, SAP, BMD, Lexmark etc, etc) automatisch verarbeitet werden.

Wie können Sie nachvollziehen dass die Rechnungen mit dem E-Rechnungsanforderungen übereinstimmen:

z.B. mit Adobe Acrobat Reader / Den XML Anhang (Attachment) finden und öffnen.

PDF Ansicht im Acrobat Viewer mit XML Anhang im rechten Panel

Wie kann das XML Datei angesehen/ geöffnet und validiert werden?

• die Datei aus dem PDF extrahieren und in einem Text Editor aufmachen (bei Windows z.B. Notpad): Das XML ist eigentlich strukturierter Text den man sich ansehen und verändert könnte.

• Wie kann verifiziert werden dass das XML so gestaltet ist, wie es erwartet wird:

Hier die Empfehlung für den QUBA-Viewer (Open Source, Kostenlos für Windows, Mac und Linux) quba-viewer.de von Mustangproject herunterzuladen und zu installieren. Die PDF Datei oder das extrahierte XML kann aus dem Ordner draufgezogen werden und somit die Rechnung als PDF und daneben die XML Daten in einem dargestellt werden.

Download Test Rechnung PDF: Testhotel IGUDE

Download QUBA- Viewer

Mit dem QUBA-Viewer wird die E-Rechnung/ZUGFeRD-XML-Datei in etlichen Panelen angezeigt. Die möglichen Felder der E-Rechnung werden dargestellt. Einige davon sind nicht relevant für Hotel-Rechnungen. Man kann erahnen welche Möglichkeiten der automatischen Verarbeitung (und Kontrolle) sich mit dem Datenformat auftun. Wir haben das QUBA-Viewer-Tool intensiv bei der Entwicklung der E-Rechnung in unserer Hotelsoftware genutzt.

Ansicht der Rechnung im QUBA-Viewer:

Details der Mehrwertsteuer im XML der Rechnung im QUBA-Viewer:

Referenz zur Buchungsnummer aus der igumbi Hotelsoftware und der Portalbuchung(z.B. aus Booking)

E-Mail Adressen für die Rechnungszustellung

Die E-Rechnung muss an Ihren Geschäftskunden (Firmenkunden) zugestellt werden. Bitten Sie jetzt schon vorsorglich Ihre Portalpartner (z.B. Booking, HRS) die eigentliche E-Mail Adresse für die notwendige Rechnungszustellung für Geschäftskunden bei der Datenübertragung zum Buchungszeitpunkt bereitzustellen. Anderanfalls müssten Sie dies im Dialog mit dem Gast beim Aufenthalt klären. Damit liegt ein berechtigtes Interesse vor (wenn das Argument Datenschutz von seiten des Portals vorgeschoben werden sollte). Sie müssen sicherstellen dass die Rechnung an die designierte E-Mail Adresse zugestellt der Firma zugestellt wird.

Treffen Sie Vorbereitungen für die E-Rechnung in der igumbi Hotelsoftware

• Nutzen Sie in der igumbi Hotelsoftware schon die Firmenrechnungs-Funktion? Hier kann bei Buchungen (meist telefonisch oder per E-Mail erfasst) die Verrechnungsadresse der Firma und der Gast des Aufenthalts separat eingetragen werden.
• Sprechen Sie oder schreiben Sie Ihre oftmals buchenden Firmenkunden an ob diese die E-Rechnung empfangen können und hinterlegen Sie beim Firmenkundendatensatz die E-Mail Adresse (die für den Rechnungsempfang deklariert wurde).
• Sprechen Sie Ihre Portalpartner an wegen den unmaskierten E-Mail Adressen für die Rechnungszustellung bei Firmenkunden.
• Hilfreich wäre auch die Umsatzsteuernummer (DE123456789) bei der Firmen Verrechnungsadresse zu hinterlegen.

Wenn bei Ihnen die E-Rechnungen ab Anfang 2025 funktioniert, so kann das in der ersten Zeit der E-Rechnung Einführung sogar ein regionaler Wettbewerbsvorteil im Firmengeschäft sein (gegenüber jenen Betrieben die die E-Rechnung noch nicht implementiert haben).

Was ist EN16931?

Oft hört man in dem ZUsammenhang auch den Betriff EN16931. EN16931 ist der europäische Standard für elektronische Rechnungen (E-Invoicing), der festlegt, wie eine elektronische Rechnung innerhalb der EU strukturiert und aufgebaut sein muss. Ziel ist es, die Interoperabilität zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen zu verbessern, indem ein einheitliches Datenformat für Rechnungen geschaffen wird.

Wofür EN 16931 da ist:

• Rechtskonformität: Er sorgt dafür, dass elektronische Rechnungen den EU-Vorschriften entsprechen und in jedem EU-Land akzeptiert werden.
• Interoperabilität: Mit einem standardisierten Format können Rechnungen problemlos zwischen verschiedenen Systemen und Ländern ausgetauscht werden.
• Vereinfachung von Prozessen: Der Standard reduziert den Aufwand für die (automatiserbare) Verarbeitung von Rechnungen und senkt die Fehlerquote.