Wie schreibt man ein Mahnungsschreiben/ eine Zahlungserinnerung an Firmenkunden für offene Hotelrechnungen?
Die meisten Privatkunden zahlen vor der Anreise oder bei der Abreise. Bei Firmenkunden wird bei einigen Hotelbetrieben eine Ausnahme gemacht und eine offene Rechnung an die Buchhaltung ausgetstellt. Manchmal ist dann die Buchhaltung der Firmen nicht so schnell beim Übeweisen des offenen Betrages. Dafür braucht es eine freundliche Zahlungserinnerung oder eine Mahnung per E-Mail die man direkt aus der igumbi Hotelsoftware verschicken kann.
Offene Rechnungen urgieren
Manche Hotelrechnungen, meist von Firmenkunden, werden nicht beim Check-out oder vor der Anreise gezahlt. Die Rechnungen werden auf Ziel ausgestellt.
Ein Teil der Firmen sind langsame oder schlampige Zahler und wollen / müssen erinnert werden, dass die offene Rechnung zu zahlen ist.
Sie benötigen ein Mahnschreiben oder freundlicher genannt eine "Zahlungserinnerung".
Der Vorgang zum Versenden eines Mahnschreibens per E-Mail ist nun in der igumbi Hotelsoftware vereinfacht worden. Es kann, wenn das Erfassen der Zahlungen in Verwendung ist, einfach aktiviert werden.
Mahnungen Aktivieren
In den Menüpunkt "Setup" gehen (im linken Menü, bei den Hotel Stammdaten) und dort die Funktion "Mahnungen" aktivieren.
Eine neue E-Mail Vorlage für ein Mahnschreiben wird angelegt. Die Liste der offenen Posten bekommt den Menüpunkt "Mahnungen". Mit dem kann eine E-Mail Mahnung per Vorlagen E-Mails angestoßen werden.
E-Mail Vorlage prüfen
Die E-Mail Vorlage sicherheithalber prüfen und ggfls. die Formulierungen des Mahnschreibens auf die Besonderheiten Ihres Betriebs anpassen.
Wir sind keine Juristen (und Experten beim formulieren von Mahnschreiben) und haben das notwendigste hineingepackt um einen Mahnprozess mit der Vorlage zu betreiben.
Muster Mahnungs Vorlage
Hr Peter Huber Owise Heinburgerstrasse 34 1030 Wien Österreich 24.08.2016
ZahlungserinnerungSehr geehrte Frau Schwarz Uns ist aufgefallen, dass wir bis dato noch keinen Zahlungseingang für die untenstehenden Rechnungen verbuchen konnten. Zahlungseingänge wurden bis zum 24.08.2016 berücksichtigt. Wir möchten Sie bitten die offenen Rechnungsbeträge bis zum 31.08.2016 zu überweisen.
Sollte die Rechnung vor dem 24.08.2016 beglichen worden sein, bitten wir um Nachricht bzgl. Zahlungsart, Datum sowie Kopie des Zahlungsträgers. Sollte sich Ihre Überweisung mit dieser Zahlungserinnerung überschneiden, betrachten Sie bitte dieses Schreiben als gegenstandslos. Bitte bei Zahlungen die Rechnungsnummer angeben. Mit freundlichen Grüßen Roland Oth |
Offene Posten / Rechnungen Liste
Im Bereich der Rechnungen gibt es in der Mitte oben den Menüpunkt "offene Rechnungen".
Der Button für die Mahnung wird bei offenen Rechnungen gezeigt, die noch offen sind und vor mehr als 14 Tagen ausgestellt wurden.
Diese Liste der offenen Rechnungen sollten Sie periodisch durchsehen und bei jedem Gast auf den Button Mahnung klicken um die Mahnung per Vorlagen E-Mail zu verschicken. Es öffnet sich ein Vorlagen-E-Mail, ähnlich wie das Angebot oder die Buchungsbestätigung.
E-Mail Mahnungen verschicken
Eine Mahngebühr, die Sie eventuell verrechnen, stellt keine Position dar, die Sie in Rechnung stellen. Im Mahnschreiben ist es wichtig, dass die offenen Rechnungen aufgeführt werden.
In der E-Mail Vorlage für das Mahnschreiben gibt es diese Elemente:
- einen Block der offenen Rechnungen die für den Kundendatensatz offen sind.
- Anführung der Mahngebühr - falls diese bei den Hotelstammdaten im Bereich Rechnung festgelegt wurde.
- Die Summe des zu zahlenden Betrages: offene Rechnungen und Mahngebühr, falls keine Mahngebühr festgelegt wurde, dann nur die Summe der offenen Rechnungen.
- Eine Zahlungsfrist: wird mit einer Woche ab heute in der Zukunft gesetzt.
- Das Datum bis wann die Zahlungseingänge berücksichtigt worden sind, ist das heutige Datum.
Darüber hinaus gibt es mehr oder wenige freundliche Formulierungen die Ihre Kunden, bzw. deren Buchhaltungsabteilung zur baldigen Zahlung der offenen Forderungen animieren soll.
